• Aider la direction et les différents services en organisant des réunions et des activités spéciales et en y participant, de même qu’en tenant à jour leurs calendriers. S’assurer que tous les aspects, dont les ordres du jour, les salles de conférence, les services de traiteurs, les TI, la documentation, la coordination, sont organisés de façon professionnelle.
• Soutenir les équipes au besoin tout en offrant un service client hors pair.
• S’assurer que les messages essentiels sont communiqués aux services.
• Préparer les autorisations de voyage et les formulaires d’approbation de frais de voyage, d’accueil, de conférence et d’événement conformément à la politique de l’entreprise. Organiser des préparatifs de voyages économiques pour les services. Préparer les demandes d’avances en espèces et de frais de déplacement ou de frais généraux.
• Préparer les autorisations de voyage et les lettres d’invitation destinées aux fournisseurs de l’étranger visitant la Monnaie.
• Mener des recherches pour préparer ou aider à préparer des présentations ou des rapports : budget des services, plans de main-d’œuvre, plans de formation, présentations de la direction, demandes d’accès à l’information, demandes parlementaires, etc.
• Créer et tenir à jour tous les dossiers et documents : fichiers de stratégie matérielle, documents intranet et liste des fournisseurs. Traiter le courrier entrant et sortant et préparer les documents aux fins d’archivage.
• Rapprocher les comptes de cartes de crédit d’approvisionnement pour les achats des services, préparer les demandes d’achat et coordonner le paiement des factures.
• Contribuer à la rédaction, à la relecture et à la révision des documents internes et externes, y compris les courriels, les modèles, la correspondance et les présentations.

La présente offre vise à pourvoir un poste pour lequel le travail s’effectue selon des modalités de travail hybride, et le ou la titulaire devra travailler depuis les bureaux de la Monnaie à Ottawa trois jours par semaine en moyenne, ce qui pourrait changer en fonction des besoins opérationnels.

En postulant à ce poste, vous pourriez vous qualifier pour d’autres postes ayant des exigences et des qualifications similaires.

Exigences linguistiques

• Un niveau de bilinguisme intermédiaire dans les deux langues officielles (français et anglais) est requis au moment de l’embauche. Si aucun candidat ou aucune candidate bilingue n’est disponible, d’autres profils linguistiques peuvent être pris en considération conformément à Politique de dotation de la Monnaie.

Études et titres professionnels

• Diplôme ou certificat collégial dans un domaine connexe, ou combinaison de formation et d’expérience de travail pertinente.

Expérience

• Posséder au moins trois ans d’expérience de travail pertinente.

Qualifications supplémentaires

• Maîtrise des logiciels de la suite MS Office et les autres systèmes de TI utilisés à la Monnaie (VIP et DAX);
• Solides compétences en rédaction;
• Solides compétences en organisation;
• Bonnes connaissances des finances et des budgets;
• Capacités d’adaptation aux priorités changeantes et avoir un bon sens de l’urgence;
• Normes élevées en matière d’éthique et de confidentialité afin de traiter des renseignements délicats.